Chỉ số Kpi là gì trong Marketing, có mấy loại Kpi, cách đánh giá chỉ số Kpi như thế nào?

Chỉ số KPi là gì trong Marketing?

Kpi là một thuật ngữ được sử dụng rộng rãi trong lĩnh vực Marketing tại các công ty, doanh nghiệp, Kpi được viết tắt của từ Key Performance Indicator, được hiểu là một chỉ số đánh giá, đo lường mức độ hiệu quả của công việc của một người, một team trong một khoảng thời gian nhất định, qua đó có chế độ khen thưởng xử phạt hợp lý.

Chỉ số Kpi là gì trong Marketing, có mấy loại Kpi, cách đánh giá chỉ số Kpi như thế nào?

Chỉ số Kpi là gì là viết tắt tiếng Anh của từ nào?

Kpi được viết tắt từ từ tiếng anh Key Performance Indicator (Key – Chỉ số, Performance – Hiệu quả, hiệu suất làm việc, Indicator: chỉ tiêu, mục tiêu) mang nghĩa là chỉ số đánh giá thực hiện công việc, là thước đo, đánh giá hiệu quả công việc được thể hiện qua số liệu, tỉ lệ, chỉ tiêu định lượng, nhằm phản ảnh hiệu quả hoạt động của các tổ chức hoặc bộ phận chức năng hay cá nhân.

Trong môi trường kinh doanh, KPI là một công cụ hiện đại giúp các nhà quản lý biến mục tiêu, hành động, chiến lược thành những công việc, con số cụ thể để đưa tới từng bộ phận để bộ phận đó thực hiện và nỗ lực đạt được.

Ví dụ như nhà quản lý muốn doanh nghiệp mở rộng về nhân sự để phát triển doanh nghiệp từ bên trong, nhà quản lý sẽ áp KPI cho phòng nhân sự thực hiện.

Thông qua những con số cụ thể, chất lượng, số lượng được đánh giá khách quan, dựa trên một số tiêu chí như về tuyển dụng, về đào tạo, về năng suất của nguồn nhân lực, về an toàn lao động, về giờ làm việc, về lương, về đánh giá công việc, về hoạt động cải tiến, về lòng trung thành…Và tương tự với các phòng ban khác, tạo nên một khối thống nhất trong doanh nghiệp.

Kpi được viết tắt từ từ tiếng anh Key Performance Indicator (Key – Chỉ số, Performance – Hiệu quả, hiệu suất làm việc, Indicator: chỉ tiêu, mục tiêu)

Có nhiều hình thức đặt KIP cho nhân viên của họ như nhà điều hành muốn tăng doanh số họ sẽ áp KPI cho nhân viên kinh doanh, nhân viên sales chạy doanh số, làm sao để bán được nhiều hàng.

Nhà quản trị cũng có thể áp KPI cho phòng marketing bằng những số liệu về tăng sự nhận diện thương hiệu, sự nhận biết của khách hàng với doanh nghiệp,…

Bên cạnh sự mong muốn của nhà quản trị, nhà quản trị (hay Ceo doanh nghiệp) cũng cần tạo ra những kích thích đủ để nhân viên của họ theo đuổi và đạt được KPI mà nhà quản trị đề ra như hoa hồng, tăng lương hay hưởng % theo doanh số khi đạt và vượt KPI.

Điều này vừa giúp doanh nghiệp có thể thúc đẩy hết khả năng của nhân viên, đem lại lợi ích cho doanh nghiệp, vừa giúp doanh nghiệp có sự gắn kết, tinh thần làm việc cao và sự ủng hộ của nhân viên.

Tuy nhiên, với mỗi bộ phận trong công ty nói chung và từng doanh nghiệp nói riêng cần có một kế hoạch, số liệu KPI khác nhau, tương xứng và đáng để theo đuổi.

KIP không chỉ là chỉ số đơn thuần hay là một mốc mục tiêu để theo đuổi, mà KPI hay KPIs còn là một chỉ số giúp nhà quản trị nắm bắt và định hướng. Ví dụ như KPIs dành cho sức khỏe nhân viên, cho các phòng ban, cho doanh nghiệp.

Từ đó nhà quản trị nắm bắt được sức khỏe của nhân viên có tốt hay không, các phòng ban hoạt động đã hiệu quả chưa và doanh nghiệp có đang đạt được thắng lợi hay thua lỗ để điều chỉnh cho phù hợp và kịp thời.

Có mấy loại KPI chính trong đánh giá hiệu quả?

Và để thực hiện đo lường hiệu xuất trong doanh nghiệp, người ta chia làm 3 loại KPI chính là KRI, PI (Metric) và KPI, mỗi loại KPI sẽ dùng cho một khía cạnh đánh giá riêng, xong chúng lại có liên quan mật thiết với nhau như sau:

3 loại KPI chính là KRI, PI (Metric) và KPI – Chỉ số Kpi là gì trong Marketing

KRI (Key Result Indicators) là gì?

Dùng để đo lường tổng quan hiệu suất của một doanh nghiệp trong một viễn cảnh nào đó.

PI (Performance Indicators – Metric) là gì?

Là dùng các chỉ số đo lường để cải thiện hiệu suất. Thông thường có rất nhiều số liệu PI nhưng không phải PI nào cũng là là chỉ số trọng yếu, quan trọng và cần thiết (hay chỉ số Kpi).

KPI (Key Performance Indicator) là gì?

Được sử dụng trong đo lường để gia tăng hiệu suất trọng yếu thông qua các chỉ số, số liệu. Thông thường chỉ số KRI sẽ được các vị trí quản lý cấp cao, hội đồng quản trị, nhà đầu tư quan tâm hơn.

Bởi KRI được sử dụng để đo lường các kết quả lớn cuối cùng của tổ chức, dựa vào số liệu này kết hợp với các chỉ số cần thiết để họ có một cái nhìn chính xác và tổng quan nhất về doanh nghiệp.

Có thể kể ra các chỉ số KRI sau:

– Mức độ hài lòng của khách hàng.
– Mức độ hài lòng của nhân viên.
– EBT (Earning Before Tax): Lãi trước thuế.
– Mức độ lợi nhuận từ khách hàng.
– Lợi nhuận trên từng đầu nhân viên.

Sự khác nhau giữa KPI, KRI và PI (Metric) như thế nào?

Trong một doanh nghiệp, thường nhắc tới nhân viên sẽ là KPI hay áp doanh số. Bởi KPI là những đánh giá đo lường tập trung vào khía cạnh hiệu xuất, dựa trên những mục tiêu ngắn và dài của doanh nghiệp để thực hiện hành động.

Như KPI để dùng đo lường hiệu xuất bán hàng của nhân viên kinh doanh có đạt mục tiêu doanh số là một con số mà doanh nghiệp đặt ra.

Còn KRI được nhắc đến với các cấp cao, nhà đầu tư hay đối tác của doanh nghiệp. Đây là con số tổng quan đánh giá cả một doanh nghiệp trong thời gian tương đối dài như một chu kỳ, hàng tháng hay hàng quý.

Về PI và KPI trong doanh nghiệp thì PI hay trong một số trường hợp được gọi là Metric (Tạm dịch là “thước đo”), số lượng thước đo rất nhiều, nhưng không phải thước đo nào cũng là KPI. Để phân biệt PI với Kpi (Thước đo với chỉ số Kpi), bạn đọc có thể tham khảo bài “Sự khác nhau giữa thước đo và chỉ số Kpi”.

Vai trò của KPI là gì trong doanh nghiệp?

Nhà quản lý thường sử dụng KPI để làm thước đo, mục tiêu để đánh giá mức độ hoàn thành và vượt chỉ tiêu mà doanh nghiệp đưa ra, là cơ sở thực tế để khuyến khích, khen thưởng cho những tập thể hay cá nhân đã có nhiều thành tích và cố gắng.

Mục đích của việc sử dụng chỉ số KPI trong đánh giá thực hiện công việc là nhằm đảm bảo cho các phòng ban, nhân viên thực hiện đúng các trách nhiệm trong bảng mô tả công việc của từng vị trí, chức danh cụ thể.

Điều này góp phần cho việc đánh giá kết quả thực hiện công việc trở nên minh bạch, rõ ràng, cụ thể, công bằng và hiệu quả hơn. Mang tính chính xác cao cho đánh giá thực hiện công việc, bởi vì các chỉ số KPI có tính định lượng cao, có thể đo lường cụ thể, công bằng cho từng đối tượng.

Tùy theo doanh nghiệp, tổ chức mà KPI sẽ khác nhau và ngay cả trong cùng một doanh nghiệp thì mỗi bộ phận, phòng ban, cũng sẽ có một KPI khác nhau (Sales, Marketing, Product).

Tương tự như vậy với mỗi người trong một bộ phận của doanh nghiệp đó cũng có Kpi khác nhau (SEO Kpis, Email Kpis, Social Kpis).

KPI có tác dụng gì trong việc phát triển công ty?

Việc đề ra KPI dựa trên mục tiêu và hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp để áp dụng cho các phòng ban, cá nhân giúp cho họ xác định được các mục tiêu cần đạt được và giúp nhân viên có nhiều động lực trong quá trình làm việc.

Bên cạnh đo việc xây dựng các KPI phải phù hợp với điều kiện kinh doanh của doanh nghiệp cũng như các hoạt động có khả năng đạt được, phù hợp với năng lực của nhân viên để đem lại hiệu quả.

KPI có tác dụng gì trong việc phát triển công ty? – Chỉ số Kpi là gì trong Marketing

Thông qua chỉ số số liệu KPI mà doanh nghiệp căn cứ để xác đinh khen thưởng cũng như có các phúc lợi phù hợp như:

– Mức độ khen thưởng giúp thúc đẩy tinh thần làm việc

– Làm cơ sở để xác định nội dung đào tạo

– Khiến nhân viên hành xử theo văn hóa doanh nghiệp

Có mấy loại KPI phổ biến mang tính chiến lược?

Tùy theo mô hình cũng như mức độ kinh doanh hoạt, động của mỗi doanh nghiệp sẽ có nhiều KPI khác nhau. Và có thể được chia thành 2 loại KPI chính:

KPI được gắn với các mục tiêu mang tính chiến lược.

Nói đến mục tiêu chiến lược, có thể bạn đọc hình dung ra được tính chất của chiến lược, thường sẽ là thúc đẩy doanh số, doanh thu, lợi nhuận cũng như mở rộng thị phần,…

Những yếu tố chiến lược này tác động trực tiếp đến sự sống còn của doanh nghiệp. Ví dụ đối với phòng kinh doanh hay được áp KPI về thúc đẩy doanh số là mỗi tháng phải đạt doanh thu 10 tỷ, một năm là 120 tỷ.

Nếu phòng kinh doanh đạt được hoặc vượt thì có thể thấy doanh nghiệp đang phát triển và phòng kinh doanh đã làm tốt. Nhưng nếu không đạt mức KPI đó và thấp hơn quá nhiều thì ảnh hưởng sẽ không hề nhỏ, có thể nhà đầu tư rút vốn, nợ dài hạn và nhân viên ở đây trước tiên là phòng kinh doanh sẽ bị cắt giảm.

Kpi được gắn với các mục tiêu mang tính chiến thuật.

Tính chiến thuật là những hoạt động, phương thức nhằm đạt được mục đích, giúp doanh nghiệp đến được gần hơn với các mục tiêu chiến lược.

Ví dụ social Kpi là mỗi tháng cần phải đạt được 100,000 engagements, tuy nhiên, số engagements này dù có đạt được cũng không đảm bảo sẽ giúp công ty đạt được doanh số.

Hiểu như nhiều engagements ==> nhiều comments, nhiều inbox ==> nhiều người tìm hiểu về dịch vụ ==> nhiều khả năng bán hàng hơn dẫn tới tăng doanh thu, đem lại lợi nhuận cho doanh nghiệp.

Các cấp quản lý sẽ là người chịu áp KPI chiến lược và nhân viên dưới hạ sẽ phải tạo ra các KPI chiến thuật – Chỉ số Kpi là gì trong Marketing

Các cấp quản lý sẽ là người chịu áp KPI chiến lược và nhân viên dưới hạ sẽ phải tạo ra các KPI chiến thuật để đạt được mục tiêu chung để ra. Các KPI sẽ được đưa ra dựa trên hiện trạng doanh nghiệp và tương xứng với khả năng phòng ban cũng như nhân viên nhận KPI đó.

Tuy là chiến lược đi với chiến thuật, xong trong một doanh nghiệp vẫn xảy ra trường hợp KPIs chiến thuật đạt nhưng KPIs chiến lược lại không. Nguyên nhân có thể từ một số lý do như:

Kpi chiến lược và KPI chiến thuật bị tách rời nhau, nghĩa là KPI chiến thuật được thiết lập nhưng lại không đóng góp cho KPI chiến lược đạt được mục tiêu chung của doanh nghiệp đề ra.

Ví dụ: đặt Kpi là chỉ số bounce rate của website, trong khi đó chỉ số này vốn không nói lên được gì và cũng không gắn kết được nó với Kpi chiến lược.

Trường hợp 2 là Kpi chiến thuật đặt ra chưa đúng, không những không đóng góp cho việc đạt được Kpi chiến lược mà thậm chí còn gây khó khăn cản trở.

Ví dụ: đặt Kpi là số like page quá cao sẽ khiến các bạn social executive làm nhiều biện pháp để đạt được mục tiêu đó như clickbait, câu like với nội dung không phù hợp nhằm tăng số lượng like cho đủ chỉ tiêu.

Nhưng những người like fanpage lại là những người không có hứng thú với các nội dung khác của page và do đó vô hình chung làm giảm lượng tương tác và ảnh hưởng tới hoạt động social chung về sau.

Trường hợp 3 là KPI đạt được quá dễ dàng dẫn tới sai sót lớn. Là Kpi chiến thuật đặt ra đạt được hết (mà còn vượt xa hạn mức) thì cái đó chưa chắc đã là tốt, mà có thể là bạn đặt mục tiêu quá dễ dàng.

Dẫn tới việc đánh giá mục tiêu không chính xác và từ đó không đủ để giúp đạt được Kpi chiến lược, cũng như sai lệch trong đánh giá chung và hướng đi cho cả doanh nghiệp.

Còn nếu Kpi chiến thuật bạn đặt ra mà không đạt được và kém quá xa thì có thể bạn đang đối đầu với các vấn đề:

Vấn đề thứ 1 là bạn quá tham vọng, hay nói chính xác là Kpi chiến thuật được đặt ra quá tham vọng xa rời thực tế nên không thể đạt được.

Kpi ngoài mục đích để đo lường hiệu quả làm việc, nó còn là một tác nhân có thể tác động tích cực hoặc tiêu cực đến tâm lý nhân viên của bạn. Nếu bạn đặt ra một mức KPI quá cao sẽ khiến nhân viên cảm thấy áp lực nặng nề, chán nản, dẫn tới công việc không đạt được hiệu quả.

Vấn đề thứ 2 là nguyên nhân đến từ team của bạn. Nếu bạn có một đội ngũ nhân viên non trẻ, chưa có nhiều kinh nghiệm, là team mới chưa gắn kết được tinh thần đội nhóm.

Thì với một mức KPI tương đương với người có kinh nghiệm cho họ là không cân xứng hay nói cách khác là khó có thể hoàn thành.

Làm sao để tạo ra các Kpi phù hợp nhất?

Khi đề ra Kpi cho các hoạt động, cần phải đánh giá lại xem Kpi mình đã có đủ các tính chất sau chưa:

Làm sao để tạo ra các Kpi phù hợp nhất? – Chỉ số Kpi là gì trong Marketing

– Rõ ràng: Nếu Kpi đặt ra không rõ ràng sẽ là yếu tố lớn nhất trong việc tạo ra các Kpi vô giá trị và không có đóng góp gì trong việc cải thiện hiệu quả kinh doan. Do đó, Kpi phải được xác định và định nghĩa một cách rõ ràng, hướng tới một mảng nào đó cần cải thiện rõ rệt.

– Đo lường được: Một Kpi không thể đo lường được hay không có chuẩn mực để đánh giá thì cũng như không có Kpi. Cần phải có khả năng đo đếm và đánh giá được bằng số liệu, báo cáo.

– Giao phó được, làm được: Nếu bạn không thể tìm được nhân viên nào để giao việc chịu trách nhiệm Kpi đó hay Kpi đó không có khả năng thực hiện được vậy thì KPI đó không cần tồn tại.

Bởi vậy, khi đặt ra KPI cũng cần có sự thực tế, có thể giao phó cho người khác chịu trách nhiệm thực hiện và có thể làm được.

– Có tính thiết thực, thực tế: Kpi cần phải mang tính thực tế. Bạn không thể đặt Kpi cho nhân viên dựa trên một giả thuyết hay niềm tin nào đó được.

– Trong một mốc thời gian nhất định: Đừng bao giờ giao Kpi (hay bất cứ công việc mục tiêu gì) mà không xác định một mốc thời gian cần phải hoàn thành.

Cần phải có mốc thời gian nhất định để xác định khi nào công việc hoàn thành để đánh giá mức độ hoàn thành. Cũng như là một sự nhắc nhở đôn đốc người thực hiện KPI hoàn thành công việc

Chỉ số Kpi quan trọng như thế nào trong marketing tổng thể?

Tỷ lệ thông điệp gửi đi có phản hồi được tính theo (tổng số phản hồi của khách hàng) / (tổng số khách hàng nhận được thông điệp, thông qua các kênh tương tác như email, facebook, newsletter,…)

Tỷ lệ khách hàng quay lại sau lần đầu mua hàng được tính bằng số khách hàng chỉ mua 1 lần đầu tiên trên tổng số khách hàng mua lần đầu.

Tỷ lệ này có thể cao hay thấp phụ thuộc vào các yếu tố như sản phẩm phù hợp, quảng cáo tốt hoặc chưa tốt, khách hàng thuộc hay không thuộc đối tượng mục tiêu,…

Độ nhận diện thương hiệu và nhận biết sản phẩm được đo trước và sau mỗi chiến dịch. Tỉ lệ này có thể được đánh giá bằng khảo sát qua bảng hỏi, phỏng vấn hoặc thu thập dữ liệu qua các công cụ digital.

Ngoài ra, mỗi loại hình và công cụ marketing đều được đánh giá dựa trên Kpi riêng để xác định chính xác tính hiệu quả và tác động của chúng tới kế hoạch tổng.

Ưu điểm của Kpi là gì?

– Chỉ số Kpi giúp các doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc đo lường sức tăng trường so với mục tiêu một cách rõ ràng hơn, đồng thời giúp đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên, các phòng ban.

– Việc áp dụng đúng, chính xác các chỉ số đo lường có thể giúp bạn quản lý cũng như nắm rõ được hiệu suất, hiệu quả làm việc của từng cá nhân, bộ phận, nhóm.

– Kpi là chỉ số có thể lượng hóa chính bởi vậy kết quả đo lường có độ chính xác cao.

– Giúp gia tăng liên kết làm việc giữa các cá nhân, bộ phận trong cùng 1 tổ chức.

Nhược điểm của Kpi là gì?

– Để có thể xây dựng được hệ thống Kpi đạt được hiệu quả tốt, yêu cầu người lập Kpi phải có chuyện môn cao, hiểu biết rõ về Kpi là gì? từ đó mới có thể xây dựng và áp dụng 1 cách khoa học nhất.

– Hiệu quả của Kpi sẽ không cao khi được áp dụng trong thời gian dài.

Quy trình xây dựng và đánh giá chỉ số Kpi ra sao?

Mỗi công ty, doanh nghiệp, dự án đều có những quy trình áp dụng Kpi riêng biệt bởi nó còn phụ thuộc vào mục đích của từng đơn vị. Tuy nhiên chúng ta vẫn sẽ có 1 quy chuẩn chung hay còn gọi là “khung” về quy trình xây dựng hệ thông Kpis. cũng như các yếu tố xây dựng Kpi như sau:

Quy trình xây dựng Kpi – Hệ thống thưởng Kpi – Lương Kpi – Báo cáo Kpi

Quy trình xây dựng và đánh giá chỉ số Kpi ra sao? – Chỉ số Kpi là gì trong Marketing

Xác định chủ thể xây dựng Kpi

Chủ thể xây dựng Kpi có thể là trưởng bộ phận, quản lý, các phòng, ban… Dù là ai thì cũng đều phải là người có chuyên môn cao, nắm rõ được mục tiêu, nhiệm vụ của tổ chức, dự án. Đồng thời cũng phải phải hiểu rõ về Kpi là gì?

Ngoài ra để đảm bảo được tính thống nhất, hiệu quả thì cũng cần nhận được sự góp ý từ các bộ phận, cá nhân liên quan.

Xác định rõ chức năng – nhiệm vụ của các bộ phận

Khi xây dựng nên một hệ thống chỉ số Kpis cần phải xác định rõ ràng chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận, phòng ban, dự án…

Xác định rõ vị trí chức danh, nhiệm vụ của từng chức danh. Cần mô tả rõ ràng công việc của từng cá nhân. Nêu rõ trách nhiệm của từng chức danh một cách rõ ràng cụ thể.

Xác định chỉ số hiệu suất cốt yếu Kpis

– Chỉ số của nhóm bộ phận: Xây dựng dựa trên cơ sở của chức năng, nhiệm vụ của từng nhóm, bộ phận.

– Chỉ số các nhân: Được xây dựng dựa trên các Kpis cá nhân theo đúng yêu cầu về tiêu chí SMART.

– Xây dựng kỳ đánh giá từng chỉ tiêu cụ thể.

Xác định rõ ràng khung điểm cho kết quả

Mỗi chỉ số sẽ có mức độ điểm khác nhau, phụ thuộc vào mức độ hoàn thành công việc được đề ra.

Đo lường – Tổng kết – Điều chỉnh

Thông qua những khung điểm kể trên và các đánh giá khách quan. Nhà quản lý, trưởng bộ phận… sẽ tổng kết lại kết quả hoạt động, đánh giá mức độ hoàn thành cũng như đưa ra kết luận, đồng thời từ đó đưa ra những điều chỉnh sao cho phù hợp và tốt nhất cho doanh nghiệp.

Kpi là gì trong lĩnh vực nhân sự, tuyển dụng?

Kpi áp dụng cho nhiều mục đích: quản lý hệ thống công việc của một tổ chức, tự quản lý công việc của nhóm, của cá nhân. Hay nói cách khác, Kpi chính là mục tiêu công việc mà tổ chức, phòng ban, tổ nhóm hay cá nhân cần đạt được để đáp ứng yêu cầu chung.

Thông thường mỗi chức danh sẽ có bản mô tả công việc hoặc kế hoạch làm việc hàng tháng. Nhà quản lý sẽ áp dụng các chỉ số để đánh giá hiệu quả thực hiện công việc của vị trí công tác, chức danh đó.

Dựa trên việc hoàn thành Kpi, tổ chức (công ty, cơ quan, phòng ban) sẽ có các chế độ khen thưởng cũng như hình phạt cho từng cá nhân. Kpi cho thấy được hiệu quả hoạt động về kinh doanh của một doanh nghiệp, tổ chức cũng như để đánh giá xem người thực thi công việc đó có đạt được mục tiêu hay không.

Phải xây dựng Kpi như thế nào?

Câu trả lời được sử dụng nhiều nhất là chỉ cần KPIs đem lại kết quả và hiệu quả theo hướng tích cực mà mục tiêu được đề ra trước đó.

Nhưng phần lớn các lãnh đạo công ty không thực sự hiểu rằng để đưa ra các quyết định họ cần phải biết những thông tin gì, do vậy họ dễ rơi vào tình trạng thu thập quá nhiều thông tin nhưng sàng lọc không hiệu quả, không nắm được cần sử dụng thông tin nào.

Có một số trường hợp như các lãnh đạo có thể ngồi một chỗ và chỉ ra một loạt các Kpis, nhưng nhiều khả năng trong số đó là các Kpis không thực tế, không thu thập được số liệu, hoặc quá chi tiết, vv…

Các chỉ số Kpi có thể thuộc nhiều loại khác nhau

Để tránh việc hiểu nhầm và áp dụng máy móc hệ thống Kpi sẽ tạo ra những bất cập trong hệ thống đánh giá trong công ty. Kpi có thể chia thuộc một trong ba loại như sau:

Các chỉ số Kpi có thể thuộc nhiều loại khác nhau – Chỉ số Kpi là gì trong Marketing

01- Hệ thống Kpi tập trung vào đầu ra – output:

Các Kpi đầu ra output quá quen thuộc với các chuyên viên nhân sự. Hệ thống Kpi output cho phép thực hiện công tác đánh giá nhanh và hiệu quả.

Tuy nhiên hệ thống này có các yếu điểm là không cân nhắc tốt tình hình thay đổi trên thị trường kinh doanh, không khuyến khích phát triển, tạo điều kiện cho nhân viên tập trung vào các giải pháp ngắn hạn tình thế.

02- Hệ thống Kpi hành vi – behavior:

Các Kpi về hành vi tương đối mới đối với các chuyên viên nhân sự Việt Nam. Các Kpi hành vi rất thích hợp với các vị trí mà đầu ra rất khó lượng hóa.

Ví dụ tại vị trí chuyên viên dịch vụ khách hàng, các hành vi như tích cực làm việc, chăm chỉ, cẩn thận là những yếu tố tiên quyết đảm bảo đầu ra tại vị trí làm việc.

03- Hệ thống Kpi năng lực – competencies:

Các Kpi về năng lực chú trọng vào khả năng của người nhân viên. Hệ thống Kpi năng lực tập trung vào nguyên nhân thay vì kết quả như trong hệ thống Kpi tập trung vào đầu ra.

Các chuyên viên nhân sự khi triển khai hệ thống đánh giá thường băn khoăn và tự hỏi hệ thống Kpi như thế nào là tốt nhất.

Chúng ta có nên tập trung vào đầu ra trong khi đảm bảo các Kpi về năng lực và hành vi được áp dụng phù hợp không? Bài toán áp dụng hệ thống Kpi vẫn đang là vấn đề mà nhiều nhà quản lý nhân sự băn khoăn.

Nên điều chỉnh tỷ lệ các nhóm Kpi cho từng vị trí công việc, trong từng hoàn cảnh môi trường kinh doanh sẽ quyết định tính hiệu quả của công tác nhân sự, ảnh hưởng đến toàn công ty.

Một số chỉ dẫn sau đây sẽ giúp phòng nhân sự xác định tỷ lệ hợp lý cho ba loại nhóm Kpi nói trên

Nên điều chỉnh tỷ lệ các nhóm Kpi cho từng vị trí công việc – Chỉ số Kpi là gì trong Marketing

Vị trí công việc

Vị trí công việc đóng vai trò quyết định tỷ lệ ba nhóm Kpi. Tại vị trí chuyên viên nghiên cứu R & D, hệ thống Kpi tập trung đầu ra sẽ không hiệu quả do nghiên cứu phát triển mang tính chất rủi ro và bất định cao. Đảm bảo chi phí và các hoạt động hỗ trợ R & D không đảm bảo 100 % thành công.

Áp tỷ lệ Kpi output sẽ tạo ra những áp lực vô hình cho chuyên viên nghiên cứu. Tuy nhiên tại vị trí giám sát bán hàng FMCG, hệ số Kpi output sẽ phải chiếm tỷ trọng lớn nhất. Cũng tương tự, hệ thống Kpi năng lực sẽ phù hợp với các vị trí nhân viên trẻ.

Chiến lược kinh doanh

Chiến lược kinh doanh tác động sâu sắc tới hệ thống chỉ tiêu đánh giá. Một công ty có chiến lược kinh doanh dài hạn và bền vững sẽ có trọng số hệ thống Kpi về năng lực và hành vi nhiều hơn công ty tập trung vào ngắn hạn.

Áp lực môi trường kinh doanh

Áp lực môi trường kinh doanh ảnh hưởng ngắn hạn tới hệ thống Kpi đánh giá. Các ngân hàng là một ví dụ cụ thể khi tất cả các nhân viên đều phải đảm bảo chỉ số huy động vốn.

Năng lực của phòng nhân sự

Năng lực hiện hữu của phòng nhân sự và các cấp quản lý cũng là yếu tố quyết định lựa chọn hệ thống Kpi. Hệ thống Kpi tập trung về ouput sẽ không đòi hỏi năng lực chuyên môn của phòng nhân sự.

Trái lại, hệ thống Kpi về năng lực và hành vi sẽ đòi hỏi năng lực cao hơn do phòng nhân sự cần xác định rõ ràng mối liên kết giữa kết quả và hành vi/ năng lực.

Hệ thống Kpi tốt là hệ thống Kpi thực tế với hoàn cảnh doanh nghiệp của mình, mang tính khả thi, thông tin được thu thập một cách chính xác, khách quan với chi phí và thời gian hợp lý.

Nếu muốn thiết lập các Kpis cho từng phòng ban, nhân viên nhân sự phải tham vấn với trưởng phòng ban đó và cấp cao hơn (họ cần những thông tin gì để đưa ra các quyết định quản lý) ngoài ra, cũng cần căn cứ vào mục tiêu, chức năng cũng như năng lực của nhân viên và phòng ban đó…

Tác dụng Kpi tốt đến phát triển nhân lực ra sao?

Có thể thấy KPI trong một mức điều chỉnh phù hợp, mang tính khả thi và thực tế sẽ giúp thúc đẩy công xuất làm việc của cả phòng ban và nhân viên. Cụ thể là:

1. Đo lường mục tiêu

Mặc dù Kpi có thể dễ dàng bị nhầm lẫn là mục tiêu chung của công ty, nhưng chúng chỉ là một phương pháp đo lường các mục tiêu và chỉ tiêu. Dùng trong đo lường, đánh giá hiệu quả làm việc cũng như hiệu quả kinh doanh, mục tiêu kinh doanh.

Ví dụ, nếu mục tiêu của công ty của bạn là thu được một số tiền nhất định từ việc bán những mặt hàng đắt tiền mỗi tháng, Kpi của bạn sẽ chỉ cho bạn cách nhanh nhất hay chậm nhất để bạn có thể đạt được những mục tiêu này.

Một hệ thống Kpi trong trường hợp này có thể chỉ ra rằng đội ngũ bán hàng của bạn chỉ tạo ra 20% doanh số kỳ vọng mà công ty của bạn đã thiết lập như là một tiêu chuẩn.

Với vai trò là một người quản lý trong tình huống này, bạn ngay lập tức phải giúp đội ngũ bán hàng của bạn nhận thức rõ về tiến triển và lý do không đạt được doanh số mong muốn.

Khi bạn có thể để đo lường các mục tiêu của bạn theo cách sử dụng KPI này, nó mang lại cho bạn cơ hội để nhìn thấy bạn đang ở đâu, đúng và sai ở đâu. Sau đó giúp bạn đưa ra những quyết định đạt được mục tiêu của bạn nhanh hơn.

Đây được cho là lý do quan trọng nhất tại sao Kpis nên được sử dụng hay nói cách khác là cách sử dụng quan trọng nhất của một Kpi.

2. Tạo ra môi trường học hỏi

Theo nghiên cứu của Root Cause, các dữ liệu được tạo ra bằng cách đo lường các chỉ số của Kpi có thể tạo ra nhiều cuộc hội thoại quan trọng ở nơi làm việc. Từ đó việc sử dụng Kpi có thể tạo ra một bầu không khí học tập trong công ty của bạn.

Khi bạn nhận thấy một điểm không thuận lợi trên Kpi, bạn có cơ hội để nói chuyện với các cá nhân hoặc nhóm cụ thể liên quan tới Kpi. Đây là một cơ hội tuyệt vời để bạn có thể giảng giải cho các nhân viên làm thế nào để làm những việc khác nhau và thực hiện tốt hơn để đạt được mục tiêu đề ra.

Ngoài ra, bạn có thể phân tích xem các thiết lập Kpis là một đo lường hiệu quả, và ngược lại, sửa đổi cần thiết nếu các nhân viên cảm thấy rằng các mục tiêu không thực tế để đáp ứng.

3. Tiếp nhận các thông tin quan trọng

Kpi có thể cung cấp cung cấp bức ảnh tổng quan trực tiếp về hiệu suất tổng thể của công ty bạn. Khi bạn đang ở trong một thị trường cạnh tranh cao, thông tin đó có thể đóng vai trò quan trọng trong nỗ lực của bạn nhằm “đánh bại” đối thủ cạnh tranh của bạn.

Một vài công ty sử dụng Kpi để đo lường như thế nào họ đang đạt tiêu chuẩn nhất định có thể không tác động trực tiếp đến kinh doanh hoặc lợi nhuận của họ.

Ví dụ, bảo vệ môi trường có thể là một ưu tiên cho doanh nghiệp của bạn và điều này có thể là một cái gì đó giúp nâng cao uy tín của công ty bạn trong thời buổi áp lực chính trị ngày càng gia tăng.

Để cho thấy rằng bạn đang xem đây là vấn đề nghiêm trọng, bạn có thể công bố Kpi lên trên trang web của bạn, giống như các công ty dược phẩm toàn cầu đang làm, như Pfizer.

Trên trang web chính thức của mình, Pfizer tuyên bố rằng họ cam kết tăng cường an toàn và bảo vệ môi trường, cũng như là minh bạch thông qua các báo cáo.

Pfizer nói rằng nó sẽ thực hiện điều này bằng cách đo hiệu quả của nó, thiết lập các mục tiêu tiến độ, và công khai tiết lộ những nỗ lực của mình. Họ kết luận rằng:

“Chúng tôi sử dụng các Kpi để đo lường và báo cáo tính hiệu quả toàn cầu của chúng tôi ra bên ngoài. Sự tập trung mạnh mẽ của chúng tôi về dữ liệu đo lường và giám sát EHS (môi trường, sức khỏe và an toàn) hiệu suất cho phép chúng tôi để làm nổi bật những thành công và xác định các chương trình cải tiến liên tục.”

Ở đây bạn thấy rằng việc giám sát các Kpis giúp cho Pfizer có được những thông tin quan trọng giúp họ đánh giá sự tiến bộ nội bộ.

4. Khuyến khích tinh thần trách nhiệm

Bạn có thể gặp phải các tình huống, quyết định chưa chính xác từ đánh giá một quá trình làm việc của nhân viên.

Bạn có thể tìm ra nguyên nhân đem đến hiệu quả làm việc kém của nhân viên như đi trễ, thiếu kinh nghiệm hay chưa có sự gắn kết giữa các thành viên trong công ty. Nhưng bạn lại không có một lý giải nào đủ thuyết phục và chính xác khách quan. KPI sẽ giúp bạn điều đó.

Ngược lại, nhân viên hiệu năng kém khó có thể chối cãi trường hợp của họ, nếu thống kê Kpi của họ cho thấy không thuận lợi.

Về cơ bản, Kpis khuyến khích tinh thần trách nhiệm cho cả người lao động (nếu họ không thực hiện) và người sử dụng lao động (nếu Kpis được coi là không thể truy cập).

5. Nâng cao tinh thần làm việc, khả năng teamwork

Tất nhiên một doanh nghiệp hoạt động kinh doanh có hiệu quả, phát triển thì văn hóa công ty cũng như nhuệ khí của nhân viên cũng được nâng cao.

Mà doanh nghiệp muốn hoạt động tốt là do đâu, chính là do KPI được hoàn thành, và người hoàn thành chính là nhân viên. Nói cách khác chính KPI đã thúc đẩy nhân viên, phòng ban làm việc, đem lại lợi ích cho công ty.

Một ví dụ về KPI giúp nưng cao nhuệ khí là Hãng phát triển phần mềm Viewpoint Construction Software. Đại điện của hãng đã đưa ra thông tin củng cố thêm quan điểm này bằng cách nhấn mạnh tầm quan trọng của một chiến lược hiệu quả Kpi hướng về phía sự hài lòng của nhân viên.

Họ nói rằng nếu bạn đã có một cuộc khảo sát một cách chuyên nghiệp ngành và phù hợp với tiêu chuẩn ngành cho các nhân viên của công ty bạn, bạn có thể sẽ thấy rằng hầu hết các quản lý chỉ sử dụng khoảng 60% khả năng của nhóm. Đó là số liệu chỉ trích nặng nè đối với các nhà lãnh đạo có tính tạo động lực nhất.

Một hệ thống Kpi tốt sẽ cải thiện kết quả thống kê bằng cân bằng vai trò lãnh đạo của bạn với hiệu suất của nhóm mình.

Họ có thể sử dụng thông tin này để theo dõi công việc và tiến bộ của nhân viên, thảo luận để tìm ra, cung cấp thông tin phản hồi, và cuối cùng là tăng sự hài lòng của công việc là mục tiêu sắp tới cần được đáp ứng.

Mặc dù Kpi là quan trọng để đạt được mục tiêu của công ty (và hiển nhiên là tăng trưởng) bằng cách cho phép bạn thiết lập hệ thống, điều chỉnh kịp thời, bạn phải đảm bảo rằng những mục tiêu này có thể giúp bạn hành động một cách tiềm năng dựa trên các tiêu chí của Kpi.

Sử dụng công cụ SMART để xây dựng Kpis bằng cách nào?

Sử dụng công cụ SMART để xây dựng Kpis bằng cách nào? – Chỉ số Kpi là gì trong Marketing

Công cụ này không phải là những yêu cầu bắt buộc nhưng lại là những yêu cầu có tính quyết định đến việc thành công của hệ thống đánh giá theo Kpi.

• S – Specific – Cụ thể
• M – Measurable – Có thể thống kê được
• A – Achievable – Có thể đạt được
• R – Realistics – Khả thi
• T – Time-bound – thời hạn chi tiết

SMART được xem như là các tiêu chí để đánh giá Kpi có khả năng đáp ứng mục đích của nhà quản lý hay không. Trong đó, sử dụng Kpi phải bảo đảm sứ mệnh, góc nhìn & những chiến lược của tổ chức nhất quán và tính thống nhất của hệ thống quản trị chung trong công tác.

Trên đây là bài viết WikiDinhNghia chia sẻ nhữn thông tin cơ bạn về KPI, những giá trị mà KPI sẽ mang lại, vai trò cũng như tầm quan trọng của KPI đối với doanh nghiệp. WikiDinhNghia hy vọng đã mang đến cho bạn đọc những thông tin vô cùng hữu ích và chúc bạn đọc luôn thành công trong công việc cũng như cuộc sống.